1 Inleiding

Met deze verklaring wordt uitgelegd hoe In4Matic omgaat met persoonsgegevens over onze sollicitanten, kandidaten, consultants en andere relevante personen. Er wordt aangegeven welke rechten deze individuen hebben conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze verklaring wordt dit type informatie aangeduid als persoonsgegevens.

Deze verklaring geldt voor sollicitaties, kandidaturen en profielen die zijn ingediend via vacaturesites, LinkedIn, de eigen website of en voor sollicitaties via derden. De verklaring geldt ook voor sollicitaties die op een andere manier zijn ingediend, zoals per post of per e-mail.

2 Basisprincipes van de gegevensbescherming

  1. Eerlijkheid en transparantie: Mensen informeren over de manier waarop hun persoonsgegevens worden verwerkt
  2. Rechtmatige verwerking: Ervoor zorgen dat er altijd een goede en rechtmatige reden is voor het verwerken van persoonsgegevens.
  3. Beperking van de doeleinden: Alleen persoonsgegevens verzamelen voor een specifieke bedrijfsbehoefte van In4Matic. Wanneer de persoonsgegevens opnieuw worden gebruikt voor een nieuw doeleinde, vragen wij nieuwe toestemming van de kandidaat.
  4. Gegevensminimalisering: Alleen de hoeveelheid persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze gebruikt worden.
  5. Nauwkeurigheid: Persoonsgegevens worden nauwkeurig, volledig en relevant gehouden.
  6. Bewaren: Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het verwerkingsdoel. Als persoonsgegevens niet meer nodig zijn, worden gegevens verwijdert of geanonimiseerd.
  7. Veiligheid: De persoonsgegevens worden beschermt tegen verlies of diefstal. De dienstverleners en verwerkers van de persoonsgegevens van In4Matic zijn in naleving van de AVG.
  8. Individuele rechten: De kandidaten en consultants hebben het recht om de persoonsgegevens te bekijken, te corrigeren of te verwijderen. De kandidaat kan aangeven bepaalde gegevens voor specifieke doeleinden niet te gebruiken.
  9. Doorgifte van persoonsgegevens: De gegevens worden op een veilige manier, conform de AVG bijgehouden.
  10. Verantwoording: in4Matic waarborgt dat de verwerking van persoonsgegevens in lijn zijn met het privacy beleid.

3 Persoonsgegevens

In4Matic zal in principe bij het recruitmentproces en detachering van consultants uitsluitend gegevens verzamelen die nodig zijn om u te beoordelen voor de functie waarvoor u hebt gesolliciteerd of de functie waar wij u profiel aan kunnen linken. De informatie van de kandidaten en consultants kan In4Matic op volgende manieren verkrijgen

  • Informatie die u verstrekt voor het aanmaken van een account op openbare vacature websites.
  • Informatie die u verstrekt om te solliciteren voor een vacature In4Matic. In4Matic bepaald de geschiktheid van de kandidaat. De informatie die verzameld wordt door In4Matic is onder andere uw naam, contactgegevens, nationaliteit, beroepskwalificaties, eerdere dienstbetrekkingen, persoonlijke interesses, ervaringen, motivatie gegevens en een kopie van uw cv.
  • Informatie die door in4Matic is verzameld bij het recruitmentproces, zoals uw prestaties bij assessment centers, tijdens het gesprek of bij andere beoordelingen en informatie die wordt verstrekt door uw referenties.
  • Informatie met betrekking tot uw gebruik van onze website, zoals bijvoorbeeld uw IP-adres.
  • Deze informatie kan worden verzameld met behulp van cookietechnologie. Voor meer informatie over het gebruik van cookies door In4Matic verwijzen wij u naar ons.

Persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen dan wel medische gegevens worden uitsluitend aangevraagd indien de lokale wetgeving dit toestaat.

In4Matic geeft aan waar de door ons aangevraagde informatie verplicht dan wel optioneel is.

4 Hoe worden de gegevens verwerkt?

De doeleinden waarvoor In4Matic de gegevens gebruikt zijn onder andere:

  • Ondersteuning en verwerking van uw sollicitatie, bijvoorbeeld om te beoordelen in hoeverre u kunt voldoen aan de functiebeschrijving, om een shortlist met sollicitanten op te stellen en om referenties en beroepskwalificaties te controleren die zijn verstrekt door deze sollicitanten
  • Verbetering van onze sollicitatieprocedure, zodat de diensten van In4Matic gebruiksvriendelijk zijn en de relevante en correcte informatie bevatten
  • Waarborgen van de naleving van onze gedragscode, om ervoor te zorgen de waarden van In4matic worden nageleefd

Wij kunnen de persoonsgegevens controleren die u verstrekt tijdens de sollicitatieprocedure en/of persoonsgegevens over u verzamelen vanuit andere bronnen dan uzelf als hulpmiddel voor ons antecedentenonderzoek (‘pre-employment check’). Hierbij kan het onder andere gaan om het controleren van uw kwalificaties, directeursposten, financiële geschiedenis (bijv. faillissementen) en of u een strafblad hebt. Als dit wordt gedaan:

  • Wordt van tevoren richting u aangegeven welke onderdelen van uw persoonsgegevens zullen worden gecontroleerd, waarbij zal worden uitgelegd op welke wijze de antecedentenonderzoeken zullen worden uitgevoerd.
  • Zal informatie over strafrechtelijke veroordelingen (indien verzameld) dan wel medische informatie uitsluitend worden verzameld via officieel daartoe bevoegde bronnen en in lijn met de toepasselijke wetgeving.

Daar waar dat noodzakelijk en gepast is voor de functie waarvoor u hebt gesolliciteerd, kunnen wij u ook vragen om drugs- en alcoholtests te ondergaan voordat u bij ons aan het werk gaat.

Als u aangeeft dat u niet het recht hebt om te werken in het land waarop uw sollicitatie betrekking heeft, zal het systeem uw sollicitatie automatisch afwijzen en zal hier door In4Matic niet naar worden gekeken. Als u echter graag uw omstandigheden richting ons wilt toelichten, kunt u contact met ons opnemen. De contactgegevens vindt van In4Matic vindt u op de website.

4.1 Wettelijke basis voor gegevensverwerking

In4Matic zal uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken als wij daarvoor een wettelijke basis hebben. Persoonsgegevens worden verwerkt omdat het voor In4Matic noodzakelijk is om te beslissen of wij al dan niet een arbeidsovereenkomst met de kandidaat zullen aangaan. Daarnaast kan de verwerking van bepaalde gegevens gebaseerd zijn op uw toestemming daartoe (die u ook weer mag intrekken) dan wel een wettelijke verplichting daartoe.

Ook kan die verwerking ons in staat stellen om onze rechtmatige ondernemingsbelangen na te streven (bijvoorbeeld als het, om effectieve recruitmentdiensten te kunnen verlenen, noodzakelijk is om een voldoende gedetailleerd inzicht te hebben in onze sollicitanten).

5 Aan wie worden de persoonsgegevens verstrekt?

5.1 Intern

In4Matic zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen op “need-to-know”-basis beschikbaar zijn voor mensen binnen In4Matic. Bepaalde personen binnen in4Matic zullen bijvoorbeeld toegang hebben tot uw persoonsgegevens voor de verwerking van uw sollicitatie en het beheer van de recruitmentcyclus.

5.2 Extern

In4Matic deelt voor het uitvoeren en beheren van recruitment persoonsgegevens met externe en daartoe bevoegde dienstverleners. Persoonlijke informatie kan gedeeld worden met de dienstverleners voor de screening en controle van uw sollicitatie en de informatie die werd aangeboden aan In4Matic. Onderdeel hiervan is de controle van academische en beroepskwalificaties.

In principe zal In4Matic uw persoonsgegevens uitsluitend verstrekken aan externe derden en aan leveranciers van In4Matic wanneer:

  • Indien het bedrijf daartoe wettelijk verplicht is.
  • Na een rechtmatig verzoek om bijstand door de politie of een andere rechtshandhavingsinstantie.
  • Voor het inwinnen van juridisch advies bij de externe advocaten van in4Matic dan wel in verband met rechtszaken tegen derden.

6 Hoelang worden de gegevens bewaard?

Wij bewaren uw persoonsgegevens in lijn met onze desbetreffende interne beleidslijnen en procedures. Wanneer het sollicitatieproces een werkmogelijkheid aanbiedt, worden de gegevens afhankelijk van het rechtsgebied bewaard voor de relevante periode van tewerkstelling.

Wanneer de persoonsgegevens niet worden gebruikt voor de mogelijke opportuniteiten, worden de gegevens afhankelijk van het rechtsgebied binnen de 6 en 24 maanden verwijderd of wordt u een nieuwe melding gemaakt van het verder behouden de gegevens voor toekomstige opportuniteiten.

Zo voldoen wij aan onze wettelijke verplichtingen en kunnen wij weer contact met u opnemen als er een andere geschikte opportuniteit is. Als u meer informatie wilt over het bewaren van uw persoonsgegevens, kunt u hiervoor contact met ons opnemen via privacy@i4m.be.

Als het sollicitatieproces een werkmogelijkheid oplevert of u treedt in dienst bij In4Matic, worden de gegevens bewaard in lijn met onze desbetreffende interne richtlijnen en procedures. Meer informatie hierover ontvangt u bij aanvang van uw dienstverband.

7 Waar worden de persoonsgegevens bewaard?

De kandidaten en consultants en consultants dienen zich ervan bewust te zijn dat hun persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven naar en bewaard worden op een bestemming buiten hun land van verblijf. Deze bestemming kent mogelijk geen – of minder strenge – wetgeving inzake gegevensbescherming dan hun land van verblijf. Ook kunnen de gegevens worden verwerkt door medewerkers die buiten het land van verblijf opereren en die werkzaam zijn voor ons of voor één van onze leveranciers, bijvoorbeeld bij de verlening van support-diensten.

Telkens wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven naar een bestemming buiten uw land van verblijf zal In4Matic de wettelijk voorgeschreven maatregelen nemen om te waarborgen dat er voldoende maatregelen zijn genomen om uw persoonsgegevens te beschermen en om ervoor te zorgen dat hier veilig en conform deze verklaring mee wordt omgegaan. U kan In4Matic contacteren met de vraag om de maatregelen die wij hebben genomen voor de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy rechten onder deze omstandigheden te bekijken.

De persoonsgegevens worden door de verwerkingsverantwoordelijke In4Matic bewaard op een Application Tracking System (ATS). De ATS is volledig in overeenstemming met de GDPR en zal de gegevensbescherming garanderen. De gegevensverantwoordelijke In4Matic draagt de volledige verantwoordelijkheid over de bescherming van de persoonsgegevens en de naleving van de GDPR.

8 De Rechten uitoefenen

Er is een mogelijkheid voor de kandidaten en consultants en consultants om het recht op toegang, het recht op correctie en het recht op vergetelheid toe te passen op de persoonsgegevens die In4Matic van u bezit. Ook hebt u mogelijk het recht om bepaalde verwerkingstypen met betrekking tot uw persoonsgegevens te beletten dan wel in te perken en om desgevraagd een machinaal leesbare kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die In4Matic van u bezit. Wij wijzen u erop dat u uw contactgegevens kunt bijwerken in uw online profiel van uw account bij In4Matic. In4Matic kan u ook de mogelijkheid geven om zelfstandig toegang te krijgen tot een portaal waar u de eigen gegevens kan aanpassen.

Verzoeken om gebruik te maken van deze rechten zullen per geval worden beoordeeld door In4Matic. Er zijn omstandigheden mogelijk waaronder wij, vanwege de in uw rechtsgebied geldende wetgeving dan wel vanwege de relevante wettelijke uitzonderingen die zijn opgenomen in de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, niet wettelijk verplicht zijn om uw verzoek in te willigen.

9 Contact

U kan contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van In4Matic via privacy@i4m.be voor meer informatie over zaken die te maken hebben met deze verklaring of om gebruik te maken van uw rechten als genoemd in artikel 8 hierboven.

Als u klachten hebt over de wijze waarop In4Matic met uw persoonsgegevens is omgegaan, hebt u het recht om hierover een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit. Als u klachten hebt, zien wij echter bij voorkeur dat u in eerste instantie In4Matic hierover aanspreekt.Based By: http://www.gunnebo.be/nl/Pages/Privacyverklaring-recruitment.aspx